各单位：

为进一步加强内控体系建设，规范发文管理及党政用印，切实提升服务能效，根据《山西工学院党政印章使用管理办法（试行）》《山西工学院公文处理办法》，现就相关事项明确如下：

一、印发带有山西工学院党政红头标识的文件（包含便函），须履行发文审批手续；其他日常事务加盖党政印章，须履行用印用章审批手续。

二、发文程序为：经办单位负责人核稿并填写《山西工学院发文审批单》，经分管校领导会签、党委书记或校长签发后，携带电子版到党政办公室校对排版发文。

三、用印程序为：经办人填写《山西工学院用印用章申请表》，经单位负责人签字、相关职能部门审核、分管或联系校领导审签后，到党政办公室登记、复印留档并盖章。

四、合同、协议用印须履行合同章审批程序，加盖山西工学院合同章。

五、山西工学院党政红头文件由党政办公室制发。

六、保密事项发文用印，须事前定密并履行保密相关手续。

七、各级签字均须明确签注日期。

                                                 党政办公室

                                                                                   2024年12月9日